Delegatus services juridiques inc. (« Delegatus ») exige de ses administrateurs, membres de son comité de direction, employés et entrepreneurs (chacun, un « Membre du Collectif ») qu’ils observent des normes élevées d’éthique professionnelle et personnelle dans l’exercice de leurs fonctions, de leurs responsabilités et de leur profession. En tant qu’employés, entrepreneurs et représentants de Delegatus, les Membres du Collectif doivent faire preuve d’honnêteté et d’intégrité dans l’exercice de leurs responsabilités et/ou de leur profession et se conformer à toutes les lois et réglementations applicables.
L’objectif de la présente politique de dénonciation (la « Politique ») est de :
Responsabilité de signalement
Chaque Membre du Collectif a la responsabilité de signaler de bonne foi toute préoccupation concernant des violations réelles ou présumées des politiques de Delegatus ou de toute loi ou réglementation fédérale, provinciale, territoriale ou locale régissant les activités de Delegatus (chacune, une « Préoccupation »). Les sujets devant être signalés dans le cadre de la présente Politique comprennent, sans s’y limiter, les irrégularités financières, les questions de comptabilité ou d’audit, les violations de l’éthique ainsi que d’autres pratiques illégales ou inappropriées similaires, telles que :
Obligation d’agir de bonne foi
Toute personne signalant une Préoccupation doit agir de bonne foi et avoir des motifs raisonnables de croire que les informations divulguées indiquent une violation de la loi ou des normes éthiques applicables. Toute allégation non fondée qui s’avère avoir été faite avec malveillance, imprudence ou en connaissance de cause sera considérée comme une infraction grave et pourra entraîner des mesures disciplinaires et/ou d’avertissements pouvant aller jusqu’à la résiliation pour cause/motif sérieux de l’emploi ou du contrat liant le Membre du Collectif à Delegatus.
Absence de représailles
Delegatus s’engage à protéger toute personne qui effectue un signalement d’une Préoccupation de bonne foi contre toute forme de représailles. En effet, aucun Membre du Collectif agissant de bonne foi ne doit faire l’objet de harcèlement, de représailles ou, dans le cas d’un employé, de conséquences négatives sur son emploi, ou dans le cas d’un entrepreneur, de conséquences négatives sur son lien contractuel avec Delegatus, en raison du signalement d’une Préoccupation ou de la participation à une enquête sur une Préoccupation, et ce, peu importe qu’après enquête, les allégations s’avèrent fondées ou non.
Divulgation obligatoire
Aucune personne ne peut être tenue responsable ni faire l’objet de représailles pour avoir divulgué un secret commercial, si la divulgation a été faite :
Conséquences des représailles
Tout Membre du Collectif qui exercerait des représailles à l’encontre d’une personne ayant, de bonne foi, signalé ou participé à une enquête sur une Préoccupation, fera l’objet de mesures disciplinaires et/ou d’avertissements pouvant aller jusqu’à la résiliation pour cause/motif sérieux de son emploi ou de son contrat le liant à Delegatus.
Signalement de représailles
Toute personne estimant qu’un Membre du Collectif a été victime de harcèlement, de représailles ou de conséquences négatives sur son emploi ou sa relation contractuelle avec Delegatus en raison d’un rapport de bonne foi ou qu’il a participé à une enquête sur une Préoccupation doit contacter le Responsable de la conformité, dont les coordonnées figurent à la section Signalement des préoccupations.
Delegatus encourage toute personne signalant une Préoccupation à s’identifier afin de faciliter l’enquête. Toutefois, les Préoccupations peuvent être soumises de manière confidentielle ou anonyme. Delegatus évaluera les risques potentiels pour les parties prenantes impliquées dans la Préoccupation signalée, prendra des mesures raisonnables pour protéger l’identité du Membre du Collectif ayant effectué le signalement et préservera la confidentialité des signalements dans la mesure du possible, tout en tenant compte de la nécessité de mener une enquête adéquate.
Signalement rapide
Toutes les Préoccupations doivent être signalées dès que possible, conformément à la présente Politique.
Signalement des Préoccupations
Les Préoccupations doivent être signalées à la personne occupant le poste de chef des opérations de Delegatus (le « Responsable de la conformité »). Lorsqu’elle fait part de ses Préoccupations, toute personne doit décrire en détail les faits spécifiques qui justifient son signalement. Le signalement peut être envoyé au Responsable de la conformité par courrier électronique à l’adresse [email protected] ou par lettre à l’adresse suivante, avec la mention « CONFIDENTIEL – NE PAS OUVRIR » sur l’enveloppe :
Delegatus services juridiques inc.
a/s Responsable de la conformité, chef des opérations
438, rue McGill #500
Montréal, Québec H2Y 2G1
Si le Responsable de la conformité est visé par la Préoccupation ou si la personne dénonciatrice ne se sent pas à l’aise de signaler la Préoccupation au Responsable de la conformité, celle-ci peut être signalée à la présidente ou à toute personne membre du comité de direction de Delegatus.
Questions
Toute question relative à l’application, à l’interprétation ou au fonctionnement de la présente Politique doit être adressée au Responsable de la conformité.
Enquête sur les problèmes signalés
Le Responsable de la conformité est chargé de :
Accusé de réception
Tout superviseur, responsable ou directeur qui reçoit un signalement sur une Préoccupation doit en informer rapidement, par écrit, le Responsable de la conformité. Ce dernier notifie à l’auteur du signalement qu’il a bien reçu la Préoccupation signalée dans un délai de cinq (5) jours ouvrables, sauf si le signalement a été soumis de manière anonyme ou si aucune adresse de retour n’a été fournie.
Enquête
Le Responsable de la conformité procède à un examen ou à une enquête rapide, discrète et objective sur la base du signalement soumis. Une enquête complète peut s’avérer impossible si un signalement anonyme est vague ou trop général. Si nécessaire, à sa seule discrétion ou sur recommandation du comité de direction, le Responsable de la conformité peut faire appel à un conseiller juridique, à des comptables ou à d’autres experts pour l’assister dans son enquête. Le Responsable de la conformité peut déléguer les responsabilités de l’enquête à toute autre personne, y compris des tiers, à condition que :
Résolution
Le Responsable de la conformité doit :
Révisions périodiques
Afin de s’assurer que Delegatus fonctionne de manière cohérente avec ses engagements éthiques et ne s’engage pas dans des activités qui pourraient compromettre sa réputation, Delegatus procédera à des révisions périodiques de la présente Politique. Toute modification à la présente Politique sera dûment communiquée à l’ensemble des Membres du Collectif et la Politique sera également disponible en tout temps dans L’Espace Delegatus (Sharepoint interne).
Conservation des dossiers
Delegatus conservera tous les documents relatifs à l’enquête et à la résolution d’une Préoccupation signalée pour la durée requise par la loi et les principes de bonne gouvernance. Tous ces documents sont considérés comme privilégiés et strictement confidentiels.
Diffusion
La présente Politique est distribuée aux Membres du Collectif et au public sur le site web de Delegatus. Delegatus s’engage à former annuellement les Membres du Collectif sur cette Politique.
La présente Politique est entrée en vigueur le 24 février 2025.